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A missão era “escrever um artigo de dicas inéditas sobre o Office 2007” e eu tinha a intenção de cumpri-la. Mas, se de boas intenções está cheio o inferno, de dicas sobre o Office 2007 está ainda mais cheia a Internet. Isso sem falar nas centenas de tópicos “O que há de novo no Office 2007” (inclusive um, excelente, da “Ajuda” dos aplicativos do próprio Office). Logo, a missão estava fadada ao fracasso antes mesmo de começar. Por outro lado, venho usando o Vista desde as primeiras versões beta e assim que me convenci que sua estabilidade havia atingido um nível aceitável, passei a usá-lo “na produção”, ou seja, em meu trabalho diário (tomando apenas o imprescindível cuidado de gravar os arquivos em outra máquina de minha rede doméstica, que a confiança em produtos beta tem limites). E o mesmo vinha acontecendo há meses com o Office 2007. Portanto, acabei por me encontrar em uma situação peculiar: embora o lançamento de ambos os produtos seja recentíssimo, já tenho acumulada uma experiência significativa com seu uso. Então, por conta própria, mudei a missão: em vez de me meter a gato mestre e sair deitando regras e dicas sobre produtos recém lançados, me limitarei humildemente a compartilhar com quem interessar minha experiência com o uso conjunto de Vista e Office 2007. Isto não será, portanto, uma ambiciosa coleção de dicas sobre o Office 2007 mas apenas uma tentativa de usar minha própria experiência para ensinar o “caminho das pedras” ao novo usuário. Suponha que escrevo para um usuário relativamente experiente no uso de uma versão anterior do Office rodando sobre Windows XP e que acaba de migrar para o Vista, instalou o Office 2007 e abriu seu primeiro aplicativo, digamos, o Word. Minha primeira advertência não poderia ser outra: não se assuste! Mantenha a calma... Sim, você está diante de um ambiente totalmente distinto do velho Office a que está acostumado, aquele que conhece bem e onde se orienta perfeitamente. Seus menus desapareceram e, para seu desespero, não mais voltarão (o Office 2007 não é como o Internet Explorer 7, por exemplo, cujos menus se foram mas retornam obedientes a um simples toque na tecla “Alt”; os do Office 2007 foram-se para sempre). Em seu lugar aparece uma coisa estranha, uma faixa com guias contendo o que parece ser um conjunto desordenado de barras de ferramentas prenhes de ícones. E, pior: logo você descobrirá que tudo aquilo é fluido, muda aparentemente do nada. A vontade, eu sei (porque a senti), é fechar aquilo e voltar para o aconchego dos menus e barras de ferramentas de seu velho Office, terreno onde se sente bem mais seguro e produtivo. Mas não desista. Resista. Insista. Dê uma chance ao novo programa. Vai gostar dele assim que aprender a se orientar no novo ambiente. E, o mais surpreendente: achará que os novos caminhos e atalhos são mais fáceis de serem encontrados, mais intuitivos, mais rápidos e, sobretudo, facilitam seu trabalho. Então vamos adiante discutindo pelo menos algumas das mudanças mais radicais para facilitar sua vida. Primeiro, vamos procurar entender o que é “aquilo” no alto de sua tela. Parece-se com uma faixa, seu nome em inglês é “Ribbon” (“faixa”), portanto nada mais natural que se chame “Faixa”. Mais especificamente “Faixa de Opções”. Não havendo menus, todos os comandos são executados através dela, portanto ela será seu instrumento mais importante de interação com o Office. E o primeiro passo para aprender a usá-la é entender sua estrutura e funcionamento. Vamos nessa. A Faixa de Opções é constituída por Guias que contêm Grupos que por sua vez contêm Comandos que disparam ações. Cada Guia é usada em um tipo de atividade. Algumas, como “Início” e “Inserir”, são comuns a quase todos os aplicativos do Office. Outras, mais específicas (a Guia “Fórmulas” do Excel, por exemplo), aparecem apenas em um ou outro. Já os Grupos congregam comandos correlatos. E muitos, como “Fonte”, “Parágrafo” e “Estilo”, são comuns a diversas Guias de diferentes aplicativos.
Os “Comandos” são representados por um ícone, um botão, uma caixa de dados ou, em alguns casos, um menu (sim, sobraram alguns, internos). É a eles que se recorre para interagir com todos os aplicativos do pacote Office. Em princípio a coisa parece muito simples e bem hierarquizada em Guias, Grupos e Comandos. Mas logo você verá que tudo isso é “sensível ao contexto” e pode mudar sem aviso. No início o negócio é um tanto perturbador. Mas em pouco tempo você notará que as mudanças aparentemente “adivinham” suas necessidades, pondo a seu alcance exatamente os Grupos e Comandos necessários para executar sua próxima tarefa, seja ela qual for. Isso porque as Guias são exibidas em consonância com o “foco” do programa. Explicando melhor: digamos que você inseriu uma figura em um texto que está editando no Word 2007. Enquanto estiver digitando, provavelmente verá os Grupos da Guia “Início”, que aparece por padrão. Mas assim que a figura for selecionada com um duplo clique, o “foco” muda para ela e, sem que você peça, o Word altera o aspecto da Faixa de Opções e abre para você a Guia “Ferramentas de Imagem / Formatar”, que nem sequer aparecia entre as opções anteriormente disponíveis. A idéia é simples: se você selecionou a figura certamente irá trabalhar nela, portanto precisará das ferramentas adequadas. O programa “percebe” isso e, pressurosamente, as coloca na Faixa de Opções ao alcance de seu mouse.
Uma segunda forma de oferecimento de ajuda não solicitada que no princípio perturba um pouco mas logo você se perguntará porque ninguém havia pensado nisso antes é a “mini-toolbar”, uma pequena barra de ferramentas que aparece do nada em cima do texto sempre que se efetua a seleção de um trecho de texto com o mouse. Se não quiser usá-la, esqueça: ela desaparecerá tão silenciosamente como surgiu. Mas pense bem: para que se seleciona texto com o mouse? Nove vezes em dez é para alterar sua formatação. Como o Word “sabe” disso, oferece mesmo sem ser solicitado as ferramentas mais comuns para este fim. Um achado... Outro ponto que poderá lhe causar estranheza é a inalterabilidade da interface. Ao contrário das versões anteriores onde quase tudo, dos menus às barras de ferramentas, podia ser “personalizado” acrescentando-se e removendo-se entradas e botões, as Guias e Grupos da nova interface do Office 2007 não podem ser alteradas. Na verdade, as possibilidades de “personalização” de cada aplicativo se resumem aos atalhos de teclado (combinações de teclas para acionar determinados comandos) e a uma única, pobre e solitária barra de ferramentas, a “Barra de Ferramentas de Acesso Rápido” na qual você pode incluir qualquer comando. Se você é um daqueles usuários maníacos por personalização, que fazia questão de ter a “sua” versão particular do Word, vai se sentir um tanto perdido (e, pior, tenderá a sobrecarregar a barra de Acesso Rápido, portanto sugiro ser bastante seletivo em relação aos comandos a serem nela incluídos). Mas logo você verá que também esta mudança é bem-vinda, já que tende a homogeneizar a interface e facilitar o treinamento e o aprendizado. É claro que em um ambiente tão novo e aparentemente hostil você logo se verá procurando por seus conhecidos comandos e buscando meios de fazer com a nova interface todas as gracinhas que sabia fazer com a velha. Para lhe ajudar nesta missão você dispõe de pelo menos três instrumentos importantes. O primeiro são as “dicas de tela” que vêm opcionalmente com uma resumida descrição de cada comando. Experimente: mova o ponteiro do mouse para um comando qualquer e o deixe lá em repouso por alguns segundos. Logo aparecerá uma janela que trará não apenas o nome do comando como também uma pequena descrição de sua função e a informação que, se você premir a tecla de função F1, obterá uma janela do sistema de Ajuda com mais detalhes sobre aquele comando em particular. O segundo é o próprio sistema de Ajuda dos aplicativos. Com o tempo a Microsoft foi aperfeiçoando a forma de prestar ajuda e acabou chegando a um nível excelente. Além da ajuda sensível ao contexto, basta clicar no ícone em forma de ponto de interrogação na extremidade direita da barra título (ou premir F1) para abrir a janela de ajuda do aplicativo onde se pode entrar com perguntas em português na caixa “Pesquisar” (abra a ajuda do Word, por exemplo, entre com o texto “desenhar tabela”, uma eterna dor de cabeça dos usuários, e clique em “Pesquisar”; você obterá 79 resultados dos quais o primeiro é quase um tutorial sobre desenho de tabelas).
O sistema de ajuda oferece três diferentes tipos de retorno: tópicos descritivos com informações sobre como resolver o problema, atalhos para sessões de treinamento com ilustrações e eventualmente animações que o guiam passo a passo na busca da solução ou ainda atalhos para modelos, arquivos semi-prontos que podem ser preenchidos com os dados de sua autoria e que resolvem seu problema. O terceiro é o sistema de Ajuda Online. Para quem usa máquina permanentemente conectada à Internet, preferentemente através de uma conexão de alta taxa (ou “banda larga”), é um luxo. Ele permite que qualquer consulta feita regularmente à Ajuda de qualquer aplicativo seja transmitida via Internet ao sistema dinâmico de ajuda mantido pela Microsoft, aumentando extraordinariamente seu raio de ação inclusive e principalmente no que toca aos itens do tipo “modelos” e “treinamento”. Uma mensagem na moldura inferior da janela de ajuda indicará se o sistema de ajuda online está ativo. Se em seu lugar aparecer “Offline”, clique nela para tentar conectar.
Ainda há muito que dizer sobre meios e modos de facilitar a vida do usuário do novo Office 2007, mas o espaço é limitado e quem sabe um dia voltemos ao tema. Mas há dois pontos que não posso deixar de mencionar. O primeiro é que os três principais aplicativos do Office, a saber: Word, Excel e PowerPoint, mudaram seu “formato de arquivo” padrão. Se você desejar maiores detalhes sobre o assunto acione a ajuda do Word 2007, entre com “novas extensões” na caixa de dados, clique em “Pesquisar” e leia o tópico de Ajuda “Introdução às novas extensões de nome de arquivos e formatos XML abertos”. Mas o importante é que se você terminar a edição de seu arquivo em um desses aplicativos e simplesmente acionar o comando “Salvar”, o arquivo será gravado no novo formato (extensões .Docx para arquivo Word, .Xlsx para pasta de trabalho Excel e .Pptx para apresentação PowerPoint) e não poderá ser aberto em qualquer das versões anteriores exceto se sofrer uma “conversão de formato”. Portanto, se você pretende abrir e editar seus novos arquivos apenas no Office 2007 e raramente precisar fazê-lo em uma das versões anteriores, vá em frente e use os novos formatos, mais ricos e poderosos. Porém se você pretende criar arquivos no novo Office e abri-los freqüentemente em máquinas com versões mais antigas, ajuste o programa para gravar por padrão no formato da versão desejada (Botão “Office” >> botão “Opções do [programa] >> botão “Salvar” >> entrar com o formato desejado na caixa “Salvar arquivos neste formato”; onde [programa] pode ser Word, Excel ou PowerPoint). E mantenha este ajuste até que o novo Office esteja tão disseminado que o novo formato torne-se padrão de fato. O último ponto a mencionar é um verdadeiro achado para os usuários experientes do velho Office que, compreensivelmente, se sentem perdidos nos primeiros momentos diante da nova interface. O mapa da mina está no sítio do Microsoft Office Online, em < http://office.microsoft.com/pt-br/help/default.aspx >. Vá até lá e repare: no alto e no centro da página há um quadro, “Novo Microsoft Office system”, com três atalhos: “Guia de referência de comandos do Word 2003 para o Word 2007”; “Guia de referência de comandos do PowerPoint 2003 para o PowerPoint 2007” e “Guia de referência de comandos do Excel 2003 para o Excel 2007”. Clique em um deles e será encaminhado a uma página que explica sumariamente como funciona o “guia de referência” e um botão “Iniciar Guia”. Clique nele e será carregada uma página com a “cara” de um dos aplicativos 2003 (Word, Excel ou PowerPoint), com todos os seus menus, barras de ferramentas e comandos. Acione qualquer um deles como o faria no próprio aplicativo e a tela assumirá o aspecto da versão 2007 com a Guia e o Grupo onde se encontra o comando acionado circundados por uma moldura piscante. Quer dizer: se você sabe executar alguma coisa no velho Office, os “guias de referência” ensinarão o “caminho das pedras” para fazê-lo na nova versão. Melhor, impossível... B. Piropo |
