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< Trilha Zero >
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17/05/2004
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< Referências Cruzadas > |
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A leitora Beth Dalmaso sugere uma Dica sobre o uso de referências cruzadas no Word. Embora grande demais para uma dica, o tema ilustra dois fenômenos. O primeiro é a espantosa quantidade de funções poderosíssimas “embutidas” no Word, capazes de poupar horas de trabalho. O segundo é o fato não menos espantoso de que a imensa maioria delas é inteiramente ignorada por nove entre dez usuários do programa. O que levanta uma questão: ou o Word tem funções demais, ou os usuários não sabem explorar suas potencialidades. Ou, o que é mais provável, ambas as hipóteses são verdadeiras. Por isso decidi abordar o tema aqui. Há coisas no Word que um usuário comum jamais usará. Por outro lado, ele abriga funções de imensa valia para os poucos que as conhecem. Como as “referências cruzadas”: para quem trabalha com documentos longos, ilustrados, com notas de rodapé, tabelas e itens numerados, ela pode poupar horas de trabalho de revisão e evitar muitos erros. Mesmo que você não costume usar documentos assim, quem sabe um dia você trabalhará com um. Portanto vale a pena conhecer o assunto. Então, vamos lá. Uma referência cruzada é um trecho de texto que se refere a um item que aparece em outro local do documento. Explicando: imagine que seu documento contenha diversas figuras com legendas numeradas (veja como criá-las na “Dica do Piropo” de hoje). E que a Figura 5 esteja na página 11. Mais adiante, na página 17, você está editando um texto que seria melhor entendido examinando a Figura 5. Você pode criar uma referência manualmente, simplesmente escrevendo: “Consulte a Figura 5 na página 11” e seguir adiante. Mas se, durante a revisão do documento, você inserir mais uma figura antes da Figura 5 (o que mudará seu número automaticamente) e algum texto que crie duas páginas antes da antiga página 11, sua referência perde o sentido, já que a figura a que ela se referia agora é a de número 6 e está na página 13. Em documentos longos com muitas referências, fazer a correção de todas manualmente há de ser um exercício de loucura. Pois a função “referências cruzadas” do Word serve exatamente para evitar isso. Voltando ao exemplo: ao digitar seu texto na página 17, escreva apenas: “Consulte a ”. Em seguida, acione a entrada “Referência” do menu “Inserir” e clique em “Referência cruzada”. Isso fará se abrir a janela “Referência cruzada” com três campos e duas caixas. O primeiro é “Tipo de referência” (o nome e o conteúdo dos demais variam com o valor escolhido nesse). Clique nele e escolha “Figura”. Isso fará aparecer a lista de figuras no campo de baixo, “Para qual legenda”. Clique sobre a entrada “Figura 5”, verifique se a caixa “Inserir como hyperlink” está marcada e se no campo “Inserir referência para” consta “Apenas nome e número” (ou “Legenda inteira”, se preferir). Saia clicando em “Fechar” e veja o texto “Figura 5” aparecer em seu documento. Ao lado dele, digite “na página ” e repita o procedimento acima, agora escolhendo “Número de página” na caixa “Inserir referência para”, saindo novamente com “Fechar”. Aparentemente, nada se alterou. Seu documento ainda exibe “Consulte a Figura 5 na página 11”. Não obstante, houve duas mudanças radicais. A primeira é que, como você marcou a caixa “Inserir como hyperlink”, se você quiser examinar imediatamente a figura 5, basta premir a tecla “Ctrl” e clicar sobre o texto “Figura 5”. Você saltará imediatamente para lá. A segunda é ainda mais interessante: se, depois da revisão, o número da figura, da página ou ambos mudarem, basta selecionar o documento inteiro (“Editar/Selecionar tudo” ou “Ctrl+T”), clicar com o botão direito sobre qualquer referência (por exemplo, sobre o texto “Figura 5”) e, no menu de contexto que então se abre, clicar na entrada “Atualizar campo”. Todas as referências em todo o documento serão imediatamente atualizadas para os novos valores. Maravilha, nénão? Você pode criar referências cruzadas para quaisquer itens numerados automaticamente pelo Word, incluindo título, nota de rodapé, nota de fim, figura, ilustração, tabela, equação, indicador e item numerado. Além de número de páginas e parágrafos (se forem numerados). E pode alterar qualquer referência anteriormente criada simplesmente selecionando-a e repetindo o procedimento usado para criá-las. Se a descrição do procedimento lhe fez crer que a coisa é complicada, lembre-se: fazendo, aprende-se melhor. Então, crie um documento de teste e experimente. Aposto que isso um dia ainda vai lhe ser muito útil. B. Piropo |