Nossa pequena incursão no mundo do Google Docs acabou por tornar-se uma longa jornada. Originalmente não era esta minha intenção. Tudo o que eu planejava era uma rápida visão geral sobre o tema. Mas fui levado a entrar em maiores detalhes do que inicialmente pretendia principalmente por duas razões: comentários que tenho recebido de leitores dando conta que o tema lhes está sendo útil e por me dar conta que há um número apreciável de usuários que, por dispor de uma conexão Internet suficientemente rápida, acabaram por dispensar inteiramente os aplicativos de terceiros e apenas recorrem ao Google Docs (agora Google Documentos)como ferramenta única para criar, editar earmazenar arquivos. Então sigamos adiante que falta pouco para fecharmos o tema com o novo Google Drive.

Antes, porém, há que discutir dois itens de abrangência genérica: a configuração do Google Documentos e a classificação (ordenação) de arquivos.

Configura-se a interface do Google Documentos clicando no ícone "Detalhes", aquele em forma de engrenagem (ver figura) situado na extremidade direita da parte superior da janela principal do aplicativo. Este clique faz abrir um menu de cortina com opções para alterar diretamente a densidade de exibição (ou seja, basicamente a distância horizontal entre linhas da lista de documentos), alterar configurações mais avançadas, abrir uma página com atalhos de teclado e ter acesso ao sistema de ajuda. Há ainda uma nova opção, ainda em estágio beta de desenvolvimento, que permite configurar o uso do Google Documentos quando não se está conectado (ou "offline"; esta opção só passou a ter sentido depois do lançamento do Google Drive, nosso próximo assunto, e por isto será vista na próxima coluna).

As densidades de exibição possíveis são três e sobre elas não há muito a dizer exceto que você deve experimentar cada uma e passar usar aquela que lhe permita trabalhar com mais conforto em seu monitor de vídeo. A lista de atalhos do teclado é curta (ocupa uma única tela) mas pode ser extremamente útil para quem usa intensivamente o Google Documentos. O único atalho que efetivamente senti falta nela é justamente um atalho para abri-la. A opção "Configurações" leva a uma página onde se pode alterar o idioma da interface do documento, o fuso horário, determinar se os novos itens serão abertos em uma nova janela ou na atual, além de fornecer informações sobre o espaço de armazenamento disponível e quanto dele está sendo usado e dar acesso às páginas nas quais você pode alterar seu perfil pessoal no Google e as configurações de sua conta (por exemplo, para alterar sua senha).

Resta a entrada "Ajuda", que leva à poderosíssima ajuda do Google. O sistema é subdividido em diversas seções, desde "Começando", para usuários iniciantes, até descrições sobre como cumprir determinadas tarefas e resolver certos problemas. Além de dar acesso ao "Fórum de ajuda" que lhe permite simplesmente postar uma pergunta e esperar que ela seja respondida por um dos usuários mais experientes do Google. Dificilmente você ficará sem resposta.

Só falta examinar a classificação (ou ordenação) dos documentos e coleções. Ela altera apenas a ordem em que os objetos são exibidos na lista, nada mais. Porém não pense que isto é pouco. Quando se precisa gerenciar uma longa lista de documentos ou encontrar nela um documento em particular, esta opção é de valor inestimável. O acesso à classificação é feito clicando no botão "Classificar", à esquerda do ícone "Detalhes" (ver figura), e abre um menu que permite ordenar os documentos alfabeticamente por título, cronologicamente por data de criação ou de abertura mais recente, por armazenamento usado ou por prioridade. São todas autoexplicativas, menos a última. Mas para entendê-la sugiro uma consulta ao artigo "Visão geral da caixa prioritária" do sistema de ajuda do Google que pode ser encontrado em <https://support.google.com/mail/bin/answer.py?hl=pt-BR&answer=186531>.

E até a próxima e última coluna da série sobre o Google Docs que abordará o Google Drive.