Sítio do Piropo

B. Piropo

Jornal o Estado de Minas:
< Coluna Técnicas & Truques >

23/04/2009

< Criando um Modelo de Mensagem >

Para alguns profissionais o advento do correio eletrônico representou uma mudança radical nos hábitos de trabalho. Os mais jovens, que não viveram a era dos correios e telégrafos, podem até pensar que era impossível trabalhar sem ele. Pois possível trocar correspondência escrita por meios não eletrônicos até que era. Mas, usando o meio mais rápido – o telégrafo – o tempo de espera pela resposta era da ordem de dias. E isto há não mais de vinte anos...

Atualmente o tempo que a mensagem leva transitando pela rede da origem ao destino pode ser considerado praticamente desprezível. Como desprezível é o tempo em que a resposta levará para retornar. Isto implica uma enorme “mudança de paradigma”. Porque, antes da Internet e da comunicação escrita por correio eletrônico, o principal fator de influência na demora nas comunicações era justamente o tempo em que a mensagem levava transitando entre origem e destino. Quem duvida basta para lembrar quanto tempo levou a carta de Pero Vaz de Caminha para chegar às mãos d’El Rei D. Manuel em 1500.

Hoje as coisas são diferentes. E dá para afirmar sem qualquer exagero que, na imensa maioria dos casos, o tempo que se leva para criar e editar a mensagem é significativamente maior que aquele que ela leva transitando entre remetente e destinatário. Portanto, quem tem pressa, ganhará um bom tempo se conseguir apressar estas atividades.

Muitas vezes não dá. Se o conteúdo da mensagem precisa ser digitado e se os destinatários costumam ser diferentes, há que se contentar com o ritmo em que somos capazes de batucar no teclado para redigir o texto e inserir remetente e assunto no cabeçalho.

Mas e quando se mandam mensagens regulares sobre o mesmo assunto para os mesmos destinatários na qual o conteúdo não varia ou varia pouco? Não se espante que isto é muito mais comum do que parece. Eu mesmo, semanalmente, mando uma mensagem para o jornal com os arquivos de minhas colunas em anexo. O texto, o assunto e o destinatário são sempre os mesmos, em geral o que varia são os anexos. E tenho certeza que não sou o único.

Se você também envia repetidamente mensagens iguais – ou parecidas – sobre o mesmo assunto para os mesmos destinatários e se usa o Outlook (não a versão Express, mas a que acompanha o pacote Office da Microsoft) como programa de correio eletrônico, há um jeito de apressar bastante as coisas criando um modelo de mensagem e salvando-o no computador.

Faça o seguinte: abra o Outlook e acione a entrada de menu: “Arquivo >> Novo >> Email” para abrir o editor de mensagens. Entre com o(s) destinatário(s) e assunto nos campos devidos e componha o texto da mensagem. Ao terminar, em vez de clicar em “Enviar”, clique no botão Office (aquele ícone redondo que aparece no canto superior esquerdo da janela) e na entrada “Salvar como” para abrir a janela correspondente. Nela, clique na seta voltada para baixo que aparece à direita da caixa “Tipo” e escolha “Modelo do Outlook (*.Oft)”. Na caixa “Nome do arquivo” entre com um nome sugestivo para seu modelo e na árvore hierárquica de pastas no painel esquerdo escolha um local para salvá-lo (para você, eu não sei, mas para mim o local ideal parece mesmo a Área de Trabalho, que na árvore aparece como “Desktop”). Agora basta clicar em “Salvar” para gravar seu modelo.

Para usá-lo, basta clicar sobre seu ícone. O editor de mensagem se abrirá com os campos citados já preenchidos. Mas todos podem ser alterados, inclusive o conteúdo (basta clicar no interior da janela e editar). Para anexar arquivos, basta abrir o Windows Explorer e arrastar seus ícones diretamente para o interior da janela. E se você usa diversos provedores, pode escolher por qual deles sua mensagem será enviada clicando no botão “Conta” (à esquerda do cabeçalho, abaixo de “Enviar”) para mostrar a lista de provedores disponíveis. Clique no escolhido, depois clique em “Enviar” e sua mensagem voará para o destinatário.  

B. Piropo