Como eu havia antecipado na coluna anterior, a Microsoft lançou oficialmente o Office 365 no Brasil na última terça-feira, oito de novembro. O produto não é exatamente uma novidade: anunciado em final de junho deste ano, foi lançado inicialmente em treze países em outubro. O Brasil foi, portanto, incluído entre os primeiros países selecionados para lançamento posterior.

Eduardo Campos durante o lançamento do Office 365

Segundo Eduardo Campos de Oliveira, Gerente Geral de Office da MS, o Office 365 materializa um conceito batizado inicialmente de “SaaS”, ou “Software as a Service”, um meio das empresas de software licenciarem seus produtos sob a forma de prestação de serviço. Não é exatamente uma coisa nova pois, pensando bem, a modalidade de uso de máquinas de grande porte em tempo compartilhado (”time sharing”) adotada pelos grandes birôs de serviços dos anos sessenta do século passado nada mais era do que um tipo primitivo de SaaS. É fato que na época não existia a “nuvem” – na verdade sequer existia a Internet – mas a ideia subjacente era essencialmente a mesma: oferecer às empresas contratantes capacidade de processamento e de armazenamento, assim como os aplicativos para processar os dados armazenados, tudo isto hospedado fora das instalações dos usuários. A diferença essencial é que hoje a empresa contratante não precisa mais deslocar fisicamente seus empregados para os escritórios dos birôs para usar os “seus” aplicativos: pode fazê-lo remotamente via Internet.

Os componentes do Office 365

Segundo a própria MS, na palavra de Guilherme Pita, Gerente de Marketing do Office 365, ele representa “a nova geração de serviços de produtividade na nuvem para empresas de todos os portes”. Seu coração é o pacote de aplicativos Office, baseado na versão 2010, mas além dele oferece ainda o Microsoft Exchange para correio eletrônico e de voz, o Microsoft Sharepoint, que permite à empresa criar sítios tanto abertos ao público (ou seja, disponíveis na Internet) quanto acessíveis apenas a seus colaboradores (constituindo então aquilo que se convencionou chamar de “intranet” ou rede corporativa) e o Lync, que oferece acesso a serviços de comunicações, seja compartilhadas micro a micro, seja tipo serviço de mensagens curtas (SMS, ou “torpedos”) ou ainda via teleconferências com ou sem o apoio de áudio e vídeo.

Guilherme Pita, Gerente de Marketing do Office 365

Estes produtos não são novos, como vocês já devem ter percebido. A novidade é a forma de usá-los e remunerar a MS por este uso. Pois nenhum deles fica instalado nos servidores da empresa contratante. Pelo contrário, todos eles – inclusive os aplicativos MS Office – permanecem nos servidores da MS (embora exista uma modalidade de contratação, mais cara, que permite a instalação do pacote completo do Office 2010 Pro nos micros dos usuários da empresa contratante para uso quando não conectados à Internet). O pagamento é feito proporcionalmente ao número de empregados da empresa que usam os serviços através de um acesso sempre remoto, seja de seus computadores de mesa ligados à Internet pela rede corporativa, seja sem fio, via dispositivos móveis tipo telefones celulares e tabletes, que podem ter pleno acesso a todas as facilidades do Office 365 e são encarados como peças fundamentais para a prestação de um serviço abrangente.
Segundo Guilherme Pita, o produto está disponível em diversos planos. Para pequenas empresas os custos são da ordem de US$ 6 mensais por usuário. Para grandes empresas são oferecidos planos com custos variando de US$ 2 a US$ 27 mensais por usuário, dependendo do nível de serviços contratados.
Usando o Office 365 as empresas têm acesso a todos os seus recursos computacionais durante todo o tempo e a partir de qualquer local com acesso à Internet sem a necessidade de criar e manter qualquer estrutura de hardware para este fim. Por exemplo: um representante de uma empresa com sede no Rio de Janeiro em viagem de trabalho a Macapá pode, de lá, conectar-se à Internet via modem “3G” de seu computador móvel tipo “notebook”, identificar-se como usuário do Office 365 de sua empresa, abrir o arquivo da apresentação PowerPoint que fará para um cliente alguns minutos depois, efetuar as alterações necessárias adaptando-a às peculiaridades do mercado regional e regravar o arquivo ou uma cópia dele com outro nome antes de efetuar a apresentação.
Em princípio, nada de extraordinário, exceto por alguns detalhes. Para começar, o arquivo que foi aberto, alterado e regravado não estava armazenado no “notebook” do viajante nem nos servidores de sua empresa, mas no “datacenter” da Microsoft que hospeda os serviços do Office 365 (segundo a MS, o que serve às empresas brasileiras está no Brasil, porém sua localização exata não pode ser divulgada por questões de segurança). Além disto, nem mesmo o arquivo executável do PowerPoint usado para editar a apresentação estava no micro do usuário, mas nestes mesmos servidores da MS (e a edição é feita usando os recursos do programa navegador em versões adaptadas dos aplicativos Office que fazem parte de um pacote denominado “Office Web Apps”).
Se, porventura, antes de levar a apresentação ao cliente, o representante desejasse discutir as alterações com seu gerente, que nesta altura dos acontecimentos, estaria aboletado em sua mesa no escritório da matriz no Rio de Janeiro, poderia recorrer ao Lync para que, trabalhando concomitantemente no mesmo arquivo, trocassem opiniões e efetuassem as alterações devidas, ambos editando o arquivo. E a nova apresentação poderia a partir de então ser incluída na intranet da empresa via SharePoint para ser utilizada por todos os representantes da Região Norte, por exemplo.

O Retorno de Investimento

Em se tratando de um produto corporativo, seu principal objetivo é a redução de custos combinada com o aumento da produtividade. Na apresentação durante o lançamento, Kirk Koenigsbauer, Vice-presidente corporativo da MS afirmou que a expectativa da MS “é que os clientes alcancem resultados impressionantes, incluindo milhares de dólares de redução de custos operacionais aliados a ganhos de produtividade de várias horas por mês”. De fato, pesquisa encomendada pela MS ao grupo Forrestier Consulting visando avaliar o potencial de retorno de investimento (ROI) da contratação do Office 365 para as empresas e realizada em dezembro de 2010 em clientes que usavam o produto ainda em estágio experimental, revelou que em quatro meses o Office 365 ofereceu um retorno de 315% do investimento feito por organizações com um mínimo de 250 funcionários. Para empresas de menor porte, com menos de 250 empregados, o retorno foi ainda maior: 321% em dois meses.

Kirk Koenigsbauer, Vice-presidente corporativo da MS

Durante a entrevista coletiva do lançamento, Guilherme Pita e Eduardo Campos fizeram uma demonstração do Office 365 para a plateia de jornalistas especializados. Nela foi ressaltado que a grande vantagem do produto é que qualquer empresa pode “migrar para a nuvem” praticamente sem alterar suas rotinas de trabalho. Isto porque o Office 365 nada mais é que uma forma alternativa de uso das mesmas ferramentas de produtividade com as quais os empregados já estão acostumados, pois tanto o MS Office quanto o Exchange e SharePoint são produtos usados por um enorme número de empresas. A grande vantagem é que, a partir da adoção do Office 365, tudo o que diz respeito à administração, supervisão e, sobretudo, manutenção do sistema de informações da empresa passa a ficar a cargo da Microsoft, o que dispensa uma equipe de TI dedicada.

Como migrar para o Office 365

Segundo Eduardo Campos, a MS fez tudo o que estava a seu alcance para simplificar o processo de migração. Diz ele: “Tudo o que a empresa tem que fazer é seguir cinco passos simples: acessar www.office365.com.br, escolher um plano que se adeque ao perfil da empresa, fazer um cadastro básico e acessar o console de gerenciamento para começar a experimentar os benefícios do Office 365”. Um ponto interessante que foi levantado na apresentação é que, considerando que a migração para o Office não implica mudanças significativas nas rotinas de trabalho das empresas contratantes, a MS oferece a possibilidade de uso gratuito do produto para avaliá-lo pelo período de um mês. Assim, qualquer empresa pode experimentar o Office 365 e apenas contratá-lo se a avaliação for positiva.
O Office 365 veio para substituir o BPOS (Business Productivity Online Services), um tipo de SaaS já oferecido pala MS. O Brasil, com seus 150 mil usuários do BPOS que trabalham em 1.100 empresas contratantes, é um dos cinco maiores mercados em número de usuários e foi o país que registrou a adoção mais rápida do produto. Por isto a MS espera que a migração para o Office 365 se registre rapidamente não apenas destes usuários como também de novas empresas atraídas pelas facilidades oferecidas.

XBox 360 e Pong

Afinal, como foi destacado por Kirk Koenigsbauer em sua apresentação (ver figura acima), Edward Moltem, articulista do respeitável sítio de análise de tecnologia CRN, afirmou em seu artigo < http://www.crn.com/news/cloud/229401751/first-look-microsofts-office-365-will-shake-up-it.htm > “First Look: Microsoft's Office 365 Will Shake up IT”: “Francamente, o Office 365 está para o Google Apps assim como o XBOX 360 Live está para o Pong”.
É esperar para ver.