Há alguns meses, na Dica “Mesclando diferentes versões de um documento” ainda disponível na seção “Dicas/Word for Windows” de meu sítio, em < www.bpiropo.com.br >, discutimos como consolidar diferentes versões de um mesmo documento gravadas com nomes diferentes ou em locais diferentes. Hoje veremos como acompanhar a evolução de um documento na medida que ele se altera e é gravado no mesmo arquivo, com o mesmo nome e no mesmo local. Para isso Word oferece a função “Versões”. Se você está trabalhando em um documento do qual gostaria de preservar o estado atual para futura comparação, acione a entrada “Versões” do menu “Arquivos” e, na janela “Versões em Xxxxx.Doc” que então se abre, clique no botão “Salvar agora”. Isto fará se abrir a nova janela “Salvar versão” com um cabeçalho contendo o nome do autor, data e hora correntes e uma caixa solicitando comentários sobre a versão. Entre com um comentário curto identificando a versão e clique em OK. Quando voltar a abrir esta janela preste atenção na caixa “Salvar uma versão automaticamente ao fechar”. Com ela marcada, cada vez que o documento for fechado uma nova versão será preservada, identificada apenas pela data, hora e nome de quem a editou, o que fornece um histórico perfeito da evolução do documento mas consome muito espaço em disco (apesar de gravar no mesmo arquivo, este arquivo pode crescer rapidamente com o número de versões preservadas). Ao longo do tempo as versões irão se acumulando. Quando quiser examiná-las, acione novamente a entrada “Versões”, selecione a versão desejada na lista e clique em “Abrir” para mostrar simultaneamente a versão selecionada e o estado atual do documento. Para retornar à janela dos comentários, clique em “Exibir comentários”. Finalmente, clicar em “Excluir” remove todas as versões até a selecionada. Um procedimento muito mais simples e direto que manter diferentes versões em arquivos separados, tarefa que se transforma em um pesadelo quando o número de versões começa a crescer além da conta...

Figura 1