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Você acabou de preparar no Word aquele longo relatório de atividades de sua empresa e agora terá que montar uma apresentação para explicá-lo à diretoria. E sente um arrepio de terror diante da idéia de começar tudo de novo. Mas talvez isso não seja necessário: depois de ler esta dica, você pode usar um dos mais interessantes recursos de integração dos aplicativos do Office para escapar da maior parte do trabalho braçal e dedicar seu tempo apenas aos detalhes de embelezamento da apresentação. O truque é escrever o relatório usando os estilos do Word para encabeçar os tópicos (uma boa idéia mesmo para quem não precisa criar apresentações, pois Word usa estes estilo como orientação para diversas outras funções internas, inclusive a criação automática de índices analíticos). Se o documento já foi criado e não usou estes estilos, simplesmente carregue-o novamente no Word, selecione os parágrafos que deseja usar como títulos e formate-os no estilo desejado usando a caixa de estilos à esquerda da barra de ferramentas de formatação (se a barra não estiver visível, exiba-a marcando a entrada "Barras de ferramentas" do menu "Exibir" e clicando sobre a opção "Formatação"). Use o estilo "Titulo 1" para dar nome aos itens mais importantes e "Titulo 2", "Titulo 3" etc. para hierarquizar o documento. Em seguida, exiba o documento como "Estrutura de tópicos" (acione a opção "Estrutura de tópicos" do menu "Exibir" ou clique no ícone correspondente próximo à extremidade esquerda da barra de status). Tendo em mente que cada "Título 1" dará origem a um slide e que os demais títulos subordinados aparecerão como itens nesse mesmo slide (logo veremos como), examine a hierarquia da estrutura de seu documento. Altere-a conforme as necessidades acionando os ícones "+" e "-" para promover ou rebaixar de nível os tópicos desejados (lembre que apenas os parágrafos que usam os estilos "Título x" constarão dos slides). Isto feito, grave e feche o documento. Em seguida carregue o PowerPoint, clique no botão "Cancelar" da janela que se oferece para lhe ajudar a criar uma nova apresentação e acione a opção "Abrir" do menu "Arquivo". Na caixa de dados "Tipo de documento" escolha o tipo "Estrutura de tópicos" (no Word 7 ou superior, escolha "Todas as estruturas de tópicos"). Navegue através da árvore de diretórios até encontrar o documento do Word, selecione-o e abra-o dentro do PowerPoint. Depois de alguma atividade durante a qual abrem-se janelas indicando o progresso da conversão de arquivos, PowerPoint criará um novo arquivo de apresentação baseado na estrutura de seu documento e o exibirá no formato "Estrutura de tópicos". Repare: cada "Título 1" do documento Word gerou um slide. Dentro dele, os demais títulos aparecem hierarquizados, cada um precedido de um marcador ("bullet"). Os parágrafos que não foram formatados como "Título x" não aparecerão. Resultado: sua apresentação, devidamente estruturada, está praticamente pronta. Resta apenas escolher um estilo para seus slides (use um dos modelos fornecidos com o PowerPoint: foram criados por profissionais e sempre são uma opção segura) e alterar uma ou outra coisa, o que pode ser feito manualmente. Infelizmente o processo não oferece meios de importar diretamente fotos, figuras, gráficos, tabelas e outros objetos eventualmente presentes no documento original: se necessário, você terá que fazê-lo manualmente, um a um (a melhor forma é acessar o documento do Word, copiar o objeto para a área de transferência, passar para o PowerPoint e colá-lo no slide desejado). Finalmente, use os poderosíssimos recursos do PowerPoint para embelezar seu documento e vá impressionar a diretoria com sua apresentação.

B. Piropo