< MS Office >

10/12/2001

< Propriedades do Arquivo >

Quantas vezes você já acionou a entrada “Propriedades” do menu “Arquivo” dos aplicativos Office? Provavelmente poucas, talvez nenhuma. Mas se dedicar a ela um par de minutos cada vez que criar um documento, irá poupar muito trabalho e, ao longo dos anos, recuperar com lucro o tempo investido. Experimente: carregue um documento qualquer e acione aquela entrada. Vai-se abrir uma janela na aba “Resumo” com alguns dados preenchidos: o título do documento (colhido de seu primeiro parágrafo), o nome do autor e da empresa (fornecidos pelo próprio Office) além de diversos outros campos em branco que podem ser preenchidos por você, dentre os quais se destacam assunto, categoria, palavras-chave (pode-se escolher quaisquer palavras) e um espaço para comentários. Nas outras abas há informações colhidas no próprio documento (como a “Geral”, que contém dados sobre o arquivo, “Estatísticas”, com número de páginas, parágrafos, linhas, palavras e caracteres, incluindo ou não os espaços, e “Conteúdo”) ou introduzidas pelo usuário, como no caso da aba “Personalizar”, onde além de algumas propriedades predefinidas (como cliente, departamento, destino, digitador, editor, número do documento e uma particularmente importante: projeto) pode-se criar outras, personalizadas. Se você trabalha com muitos documentos, habitue-se a preencher alguns desses campos (sugiro especialmente “Assunto” e “Palavras-chave” da aba “Resumo” e, se você trabalha com documentos de diversos projetos,  o campo correspondente da aba “Personalizar”). Mais tarde, quando desejar encontrar um documento perdido no emaranhado do disco rígido, acione a opção “Abrir” do menu “Arquivo”, clique sobre a entrada “Ferramentas” na extremidade direita da barra de ferramentas da janela “Abrir”, acione a entrada “Pesquisar”, passe para a aba “Avançado” e entre com as propriedades conhecidas do documento. Se desejar, escolha os locais (pastas ou discos) onde a pesquisa será realizada e o tipo de arquivo a ser pesquisado. Depois, basta clicar no botão “Pesquisar” para que em um tempo surpreendentemente curto nome do arquivo apareça no painel “Resultados”.

B.Piropo